Регламент процесса. Подробная инструкция

Деньги

Раздел 1 – Краткое описание

Регламент процесса должен начинаться с краткого описания. Краткое описание всегда должно располагаться отдельно на первой странице, после титульного листа (если он есть). Краткое описание позволяет быстро сформировать понимание границ, сути и в чьей области ответственности находится процесс.

Краткое описание может представлять из себя простой маркированный или нумерованный список или же простую таблицу. Я отдаю предпочтение табличному представлению, потому что оно позволяет наглядно разделить наименование пунктов и содержание.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Все пункты краткого описания обязательны для размещения.

  • Название процесса. Несмотря на то, что в регламенте указывается заранее определенное название процесса, все же еще раз напомню. Название процесса должно быть уникальным и отражать его суть. Быть уникальным – это значит, что второго такого названия процесса или функции не существует в вашей компании.
  • Сквозной номер процесса. Если у вас используется нумерация процессов, то номер должен быть указан здесь. Если нумерации нет – просто пропустите этот пункт. Как правило, если вы используете информационную систему для управления регламентами, то потребность в нумерации отпадает.
  • Тип процесса. К какому типу относится процесс: основной, вспомогательный или процесс управления.
  • Цель / назначение процесса. Очень краткое описание того, зачем существует и какие цели преследует бизнес процесс. Описание должно быть таким, чтобы читателю сразу стало понятно, о чем речь.
  • Владелец процесса. Имя, должность и структурная организационная единица, к которой относится владелец процесса. Можно сразу указать или дать ссылку на контакты владельца процесса. Информация о должности и принадлежности к организационной единице нужна для того, чтобы читателю было понятно – в чьей со структурной точки зрения зоне ответственности находится данный процесс.
  • Основное событие начала. Основное событие, которое стартует выполнение процесса. Событий начала может быть множество, но всегда существует основное – это такое событие, которое инициирует выполнение процесса с наибольшей вероятностью.
  • Основной вход. Входов также может быть несколько, но всегда есть что-то самое главное, с чем работает процесс. И да, это может быть целый набор.
  • Основной поставщик. Название внутреннего процесса, который поставляет вход в рассматриваемый процесс. Если же вход поступает из внешнего источника, то указываем как есть. Например, Поставщик А или Поставщик конкретного продукта. Либо любое другое название, которое позволит однозначно понять, кто вне компании отвечает за поставку входа в процесс.
  • Основное событие окончания. Событие или условие, при выполнении которого мы считаем процесс завершенным. Событий окончания может быть несколько, но, как правило, только одно является основным, потому что только при наступлении этого события, процесс достигает своей цели. Все остальные события окончания являются отклонениями от основного, желаемого сценария и в этом разделе не указываются.
  • Основной продукт. Многие процессы производят несколько продуктов. Они могут быть основными (как правило, основной продукт один) и второстепенными. Основной продукт – это то, ради чего существует весь процесс. Ради этого продукта все выполняется.
  • Основной клиент. У любого продукта есть клиент. Внутренний или внешний. В кратком описании обязательно указать – кто является клиентом рассматриваемого процесса. Под “кто” я понимаю внутренний процесс, конкретное лицо, организационную единицу или внешнего клиента.

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СУБЪЕКТОВ СТАТЬИ 5 ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА № 115-ФЗ

Памятка информирует о правах и обязанностях организаций, осуществляющих операции с денежными средствами или иным имуществом, и индивидуальных предпринимателей, субъектов статьи 5 Федерального закона от 07.08.2001 «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» (далее – Федеральный закон № 115-ФЗ), а именно:

  • организаций федеральной почтовой связи (надзорный орган – Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор));
  • операторов связи, имеющих право самостоятельно оказывать услуги подвижной радиотелефонной связи, а также операторов связи, занимающих существенное положение в сети связи общего пользования, которые имеют право самостоятельно оказывать услуги связи по передаче данных (надзорный орган – Роскомнадзор);
  • организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих скупку, куплю-продажу драгоценных металлов и драгоценных камней, ювелирных изделий из них и лома таких изделий, за исключением религиозных организаций, музеев и организаций, использующих драгоценные металлы, их химические соединения, драгоценные камни в медицинских, научно-исследовательских целях либо в составе инструментов, приборов, оборудования и изделий производственно-технического назначения (надзорный орган – Федеральное казенное учреждение «Российская государственная пробирная палата при Министерстве финансов Российской Федерации»);
  • организаций, содержащих тотализаторы и букмекерские конторы, а также организующих и проводящих лотереи, тотализаторы (взаимное пари) и иные основанные на риске игры, в том числе в электронной форме (надзорный орган – Федеральная налоговая служба).
Читайте также  Займы под низкий процент в Балашихе — 87 предложений взять выгодный займ под маленький процент на карту онлайн

Раздел 3 – Выполнение процесса

Регламент процесса обязан содержать исчерпывающее описание границ. От того, насколько корректно определены границы бизнес процесса, зависит… ну в общем-то, все. Границы процесса определяют не только входы и продукты процесса, но и, что самое важное, зоны ответственности. За входы и их поставку, за получение продукта и его соответствие требованиям клиентов, за эффективность процесса, за переход права собственности входов и продуктов и так далее. Поэтому описание границ процесса – один из самых важных разделов регламента.

В этом разделе нужно рассказать о том, как бизнес процесс выполняется. Лучше всего, если это будет сделано в виде графических моделей бизнес процессов и в электронном виде. Поверьте, работать с диаграммами на компьютере гораздо проще, чем на бумаге. Поэтому постарайтесь сразу договориться у себя в компании – все модели процессов существуют только в электронном виде и не предназначаются для печати в стандартном А4 формате. Регламент процесса должен быть удобен в использовании.

В таком случае вне зависимости от того, в каком виде существует сам регламент процесса, можно просто указать ссылки на соответствующие модели процесса в электронном виде. Это более чем достаточно.

Модель, диаграммы, схемы и прочие способы описания выполнения процесса – это первый пункт в данном разделе. 

Описание процедур, бизнес-правил и скриптов обязательно должно быть включено в документ. В противном случае, регламент процесса нельзя будет использовать в качестве руководства по выполнению и анализу процесса.

В данном разделе должно быть собрано все, что необходимо владельцу и участникам процесса для его управления. Как вы понимаете, действия, направленные на осуществления контроля, также относятся к управлению. Помните о том, что регламент процесса – это управленческий инструмент.

Существует довольно много вариантов построения матриц ответственности, но я отмечу 2 наиболее полезных с точки зрения описания бизнес процесса.

1.1. РАЗРАБОТКА И ОБНОВЛЕНИЕ ПВК

Правила внутреннего контроля (ПВК) разрабатываются самостоятельно и утверждаются единоличным исполнительным органом огранизации или индивидуальным предпринимателем (ИП).

Требования к ПВК, разрабатываемым организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, и индивидуальными предпринимателями, (далее – Требования к ПВК) утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2012 № 667.

Все программы, поименованные в Требованиях к ПВК, обязательны к включению в ПВК.

В случае вступления в силу новых нормативных правовых актов (НПА) в сфере ПОД/ФТ/ФРОМУ, затрагивающих обязанности организаций/индивидуальных предпринимателей по ПОД/ФТ/ФРОМУ, либо внесения аналогичных изменений в действующие НПА, ПВК приводятся организацией и индивидуальным предпринимателем в соответствие с требованиями указанных НПА не позднее месяца после даты их вступления в силу, если иное не установлено такими НПА.

1.2. НАЗНАЧЕНИЕ СДЛ

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны назначать специальных должностных лиц, ответственных за реализацию правил внутреннего контроля (СДЛ).

СДЛ должны пройти соответствующее обучение (целевой инструктаж) до начала осуществления своих функций.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Индивидуальные предприниматели вправе самостоятельно осуществлять функции СДЛ при прохождении соответствующего обучения в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ.

К СДЛ предъявляются квалификационные требования, предусмотренные пунктом 2 статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ, а также постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2014 № 492 «О квалификационных требованиях к специальным должностным лицам, ответственным за реализацию правил внутреннего контроля, а также требованиях к подготовке и обучению кадров, идентификации клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации».

1.3. РЕГИСТРАЦИЯ ЛИЧНОГО КАБИНЕТА НА САЙТЕ РОСФИНМОНИТОРИНГА

Наличие и использование личного кабинета для организации и индивидуального предпринимателя является обязательным.

Через личный кабинет до организаций и индивидуальных предпринимателей доводятся:

  • Перечень организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об их причастности к экстремистской деятельности или терроризму;
  • Перечень организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об их причастности к распространению оружия массового уничтожения;
  • Решения межведомственного координационного органа, осуществляющего функции по противодействию финансированию терроризма, о замораживании (блокировании) денежных средств или иного имущества;
  • сведения о типологиях и рисках ОД/ФТ;
  • оценка законопослушности с указанием рисков, на снижение которых должна быть направлена их работа;
  • учебные курсы.
Читайте также  Как попасть в реестр требований кредиторов при банкротстве

Организации и индивидуальные предприниматели представляют в Росфинмониторинг информацию, предусмотренную Федеральным законом № 115-ФЗ, через Личный кабинет. (Постановление Правительства Российской Федерации от 19.03.2014 № 209; Инструкция о предоставлении в Федеральную службу по финансовому мониторингу информации, предусмотренной Федеральным законом № 115 — ФЗ, утвержденная приказом Росфинмониторинга от 22.04.2015 № 110 (далее – Инструкция)).

2.10. ПРОВЕРКА СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

Организации и индивидуальные предприниматели на регулярной основе, но не реже чем 1 раз в 6 месяцев, самостоятельно проводят внутренние проверки исполнения ими законодательства Российской Федерации о ПОД/ФТ/ФРОМУ, ПВК и иных организационно-распорядительных документов, принятых в целях организации и осуществления внутреннего контроля путем.

По результатам внутренних проверок руководителю организации, индивидуальному предпринимателю предоставляется письменный отчет обо всех выявленных нарушениях.

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны принять меры по устранению нарушений, выявленных в ходе внутренних проверок.

Организации и индивидуальные предприниматели должны не реже чем один раз в три месяца проверять наличие среди своих клиентов организаций и физических лиц, в отношении которых применены либо должны применяться меры по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества (осуществлять проверку по Перечню организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об их причастности к экстремистской деятельности или терроризму и Перечню организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об их причастности к распространению оружия массового уничтожения, и информировать о результатах такой проверки Росфинмониторинг согласно Инструкции о предоставлении в Федеральную службу по финансовому мониторингу информации, предусмотренной Федеральным законом № 115 — ФЗ, утвержденная приказом Росфинмониторинга от 22.04.2015 № 110  (подпункт 7 пункта 1 статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ; Информационное письмо Росфинмониторинга от 13.05.2016 № 52).

Источник

2.2. ИЗУЧЕНИЕ КЛИЕНТОВ

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

При приеме на обслуживание и обслуживании клиентов необходимо получать информацию о целях установления и предполагаемом характере их деловых отношений с организацией (ИП), на регулярной основе (каждый раз при обновлении сведений о клиенте) принимать меры по определению целей финансово-хозяйственной деятельности, финансового положения и деловой репутации клиентов, а также вправе принимать меры по определению источников происхождения денежных средств и (или) иного имущества клиентов. Характер и объем указанных мер определяются с учетом степени (уровня) риска совершения клиентами операций в целях ОД/ФТ.

2.7. ОТКАЗ В СОВЕРШЕНИИ ОПЕРАЦИИ И ИНФОРМИРОВАНИЕ ОБ ЭТОМ РОСФИНМОНИТОРИНГА

Оценивать и присваивать клиенту степень (уровень) риска совершения клиентом операций, связанных с ОД/ФТ, а также пересматривать присвоенный уровень риска ОД/ФТ (при необходимости) и применять меры по его снижению.

Рекомендуем изучить Методические рекомендации по проведению оценки рисков ОД/ФТ организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом и индивидуальными предпринимателями приведенные в Информационном письме Росфинмониторинга от 01.03.2019 № 59.

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны:

  • замораживать (блокировать) денежные средства или иное имущество, то есть организациям и индивидуальным предпринимателям запрещается осуществлять операции с денежными средствами или иным имуществом, принадлежащих лицу:
    • включенному в перечень организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об их причастности к экстремистской деятельности или терроризму;
    • включенному в перечень организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об их причастности к распространению оружия массового уничтожения;
    • в отношении которого межведомственной комиссии по противодействию финансированию терроризма принято решение о замораживании (блокировании) денежных средств или иного имущества;
  • выплачивать гуманитарное пособие за счет замороженных (заблокированных) денежных средств или иного имущества (при его назначении МВК по ПФТ);
  • формировать ФЭС о принятых мерах по замораживанию (блокированию) и направлять в Росфинмониторинг согласно Инструкции о предоставлении в Федеральную службу по финансовому мониторингу информации, предусмотренной Федеральным законом № 115 — ФЗ, утвержденная приказом Росфинмониторинга от 22.04.2015 № 110.

Организации и индивидуальные предприниматели осуществляют операции с лицами, в отношении которых применяются меры по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества, в случае, если такие операции перечислены в пунктах 2.4, 2.5 статьи 6 и пункте 7 статьи 7.5 Федерального закона № 115-ФЗ.

Регламент процесса. Подробная инструкция

Рекомендуем ознакомиться с Информационным письмом Росфинмониторинга от 01.03.2019 № 60.

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны приостанавливать операции с денежными средствами или иным имуществом:

  • юридических лиц, прямо или косвенно находящихся в собственности или под контролем лица, денежные средства или иное имущество которого подлежит замораживанию (блокированию);
  • физических или юридических лиц, действующих от имени или по указанию вышеуказанного лица;
  • физических или юридических лиц, чьи операции с денежными средствами или иным имуществом приостановлены по решению суда.
  • формировать ФЭС о приостановлении операции и направлять в Росфинмониторинг согласно Инструкции о предоставлении в Федеральную службу по финансовому мониторингу информации, предусмотренной Федеральным законом № 115 — ФЗ, утвержденная приказом Росфинмониторинга от 22.04.2015 № 110.
Читайте также  Особенности прекращения поручительства при банкротстве должника в 2020 году

Организации и индивидуальные предприниматели вправе отказать в совершении операции (пункт 11 статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ) в случае, если:

  • не представлены документы, необходимые для фиксирования информации,
  • у работников организации/индивидуального предпринимателя возникают подозрения, что операция совершается в целях ОД/ФТ.

В случае принятия решения об отказе в совершении операции информация об этом направляется в Росфинмониторинг (пункт 13 статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ и Постановление Правительства Российской Федерации от 19.03.2014 № 209).

Клиента необходимо проинформировать о причинах отказа в совершении операции.

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны рассмотреть представленные клиентом документы и (или) сведения об отсутствии оснований для принятия решения об отказе от проведения операции (пункт 13.4 статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ, Информационное письмо Росфинмониторинга от 30.07.2018 №55).

В случае принятия организацией или индивидуальным предпринимателем решения об устранении оснований, в соответствии с которыми ранее было принято решение об отказе от проведения операции информация о таком решении направляется в Росфинмониторинг (Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.03.2014 № 209).

2.8. ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ИНФОРМАЦИИ

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечить хранение в течение не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом документов и информации, перечисленных в пункте 33 Требований к ПВК.

Регламент процесса. Матрица роль-должность

При этом хранение информации и документов должно обеспечиваться таким образом, чтобы они могли быть своевременно доступны Росфинмониторингу, а также иным органам государственной власти в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и с учетом обеспечения возможности их использования в качестве доказательства в уголовном, гражданском и арбитражном процессе.

Способ хранения документов и сведений определяется организацией или индивидуальным предпринимателем самостоятельно (в электронном виде или на бумажных носителях).

Организациям и индивидуальным предпринимателям запрещено информировать клиентов и иных лиц о принимаемых мерах противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения (статья 4 Федерального закона № 115-ФЗ), за исключением информирования клиентов о:

  • принятых мерах по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества,
  • приостановлении операции,
  • отказе в выполнении распоряжения клиента о совершении операций и его причинах,
  • необходимости предоставления документов по основаниям, предусмотренным Федеральным законом № 115-ФЗ.

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять конфиденциальный характер информации, полученной в результате реализации ПВК (пункт 2 статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ).

Организациям, их руководителя и работникам, индивидуальным предпринимателям и их работникам запрещено информировать третьих лиц о предоставлении информации в Росфинмониторинг (пункт 6 статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ).

2.10. ПРОВЕРКА СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

Порядок прохождения обучения, а также перечень лиц, которые обязаны пройти обучение в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма,  установлены Положением о требованиях к подготовке и обучению кадров организаций, осуществляющих операции с денежными средствами или иным имуществом, в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утвержденным приказом Росфинмониторинга от 03.08.2010 № 203 (далее – Положение).

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны утвердить перечень лиц, проходящих обучение (пункт 3 Положения).

Обучение проводится в формах вводного инструктажа, дополнительного инструктажа, целевого инструктажа, повышения уровня знаний.

Вводный и дополнительные иструктажи проводятся специальным должностным лицом для работников, включенных в утвержденный перечень, в случаях и сроки, установленные Положением.

Целевой инструктаж и повышения уровня знаний проводятся организациями, учрежденными Федеральной службой по финансовому мониторингу, и другими организациями по программам, устанавливаемым Федеральной службой по финансовому мониторингу.

Перечень организаций, проводящих обучение в соответствии с Положением, размещен на сайте Автономной некоммерческой организации «Международный учебно-методический центр финансового мониторинга» (АНО МУМЦФМ) в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в разделе «Целевой инструктаж в сфере ПОД/ФТ», подраздел «Организации партнеры».

Работники организаций и индивидуальных предпринимателей, включенные в утвержденный перечень, проходят обучение в сроки, установленные Положением.

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести учет прохождения сотрудниками обучения. Документы, подтверждающие прохождение сотрудником организации обучения, приобщаются к личному делу сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Источник

Оцените статью
Просто о финансах
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.